Consejos para gestionar un equipo virtual de trabajo en tiempos del Covid-19

La pandemia del coronavirus ha desdibujado las relaciones laborales y ha hecho emerger el teletrabajo, una modalidad laboral muy valiosa frente a situaciones como la actual y que permite múltiples ventajas.
miércoles, 18 de marzo de 2020 · 00:04

Página Siete   / Agencias 

La velocidad de contagio del coronavirus (Covid-19) es muy grande y la enfermedad infecciosa ya está prácticamente en todo el mundo. Ante esta situación, ha aumentado el interés general por el trabajo remoto o teletrabajo, que se presenta como una herramienta valiosa frente a la pandemia.

El teletrabajo ha existido desde la década de los años 70, cuando se desarrolló en la industria de la información en el estado norteamericano de California. 

Muchas empresas han comenzado a adoptar el teletrabajo para prepararse frente al coronavirus.

El trabajo móvil basado en las tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs) surgió más tarde, ya que dispositivos inalámbricos más pequeños y ligeros, como los ordenadores portátiles y los teléfonos celulares, permitieron a los empleados trabajar no sólo desde sus casas, sino desde cualquier lugar donde necesitaran hacerlo.

Aunque no en todos los sectores es posible, en algunos existe un gran número de empresas con puestos de trabajo cuyas labores pueden realizarse sin necesidad de desplazar al empleado de su vivienda. 

Algo que puede ser muy útil tanto en situaciones como las que estamos experimentando en estos momentos, como en otros escenarios de la realidad actual: dependencia familiar, conciliación, restricciones al tráfico u oportunidad laboral para personas con movilidad reducida, entre otros. O, simplemente, para mejorar las condiciones laborales de los trabajadores.

 Las  videoconferencias son una herramienta muy útil para esta modalidad laboral.

Adoptar esta modalidad laboral bajo coacción y durante una crisis sanitaria mundial es una tarea especialmente difícil, pero necesaria para proteger la seguridad y salud del equipo, ya que su implantación permite reducir las posibilidades de contagio tanto en los centros de trabajo como en los diferentes medios de transporte. 

Además, con el cierre de los centros educativos en todo el país ha comenzado a destacar también su valor como medio para mantener la actividad de muchas familias que no tienen con quien dejar a sus hijos durante la jornada laboral. Una conciliación familiar que se traduce en elevados niveles de satisfacción del empleado con su compañía.

Aún en la distancia, lograr buenos resultados y tener una excelente experiencia de colaboración y trabajo remoto es posible si se tienen en cuenta estos cinco consejos que harán, además, que la adaptación del equipo sea mucho más ágil.

1. Organice un calendario. Al trabajar desde casa, la organización de las tareas y prioridades puede parecer un poco más confusa que en la oficina. Para optimizar este punto es importante elaborar un calendario y organizar con los trabajadores reuniones semanales mediante videoconferencias a través de herramientas como Slack, Zoom o Hangouts.

Para poner al día al equipo y responder a las preguntas que pudieran surgir al respecto, es recomendable revisar la hoja de ruta e identificar los asuntos urgentes antes de cualquier reunión. La comunicación es clave para superar las distancias. Esto significa que debe ser claro, explícito y preciso en sus expresiones tanto orales como escritas.

Por otra parte, es necesario que el equipo revise diariamente su trabajo. Esta comunicación es esencial para informar sobre lo que se ha hecho, se está haciendo y lo que queda por hacer o lo que impide completar las tareas adecuadamente. Este feedback le permitirá evaluar qué salió bien, de qué no se está seguro y en qué se necesita trabajar mejor, información que requiere ser compartida con el equipo junto a un resumen de las mediciones sobre lo que se ha logrado y cómo está la competencia. Además de las reuniones conjuntas, las personales con cada uno de los miembros del equipo son fundamentales para revisar las metas individuales y asegurarse que la persona está trabajando en el objetivo común.

2. Tome nota durante las reuniones. Tomar nota de las decisiones que se vayan tomando es importante para ayudar al equipo mantenerse al tanto del trabajo. Si es la primera vez que trabaja a distancia, una de las primeras cosas que identificará son las deficiencias de documentación en sus sistemas y procesos. Para empezar a solucionarlas, mantenga una lista compartida de las necesidades y empieza a eliminarlas como tareas para usted y el resto del equipo conforme se vayan solventando.

3. Aumente la flexibilidad. El trabajo a distancia requiere de una profunda confianza en las personas. Para obtener el mayor rendimiento de su equipo tiene que preocuparse menos por cuándo o cómo trabajan y ser flexible con sus horarios. 

Reorientar la cultura del presencialismo hacia otra enfocada en generar valor permite comprender las diferentes responsabilidades familiares y personales que tiene cada uno. El trabajo a distancia permite flexibilidad para acomodar estas diferencias, y eso es una ventaja para todos. Por ello, es clave implantar una comunicación interna fluida que permita conocer las necesidades y limitaciones de cada persona y poder adaptar el ritmo de trabajo sin perder horas de productividad. No obstante, todo tiene que tener como centro el resultado, y este debe ser satisfactorio (nunca de retroceso) para la empresa. Por ello, es importante la evaluación diaria del equipo, o al menos de los inmediatos superiores con las personas que trabajan con él: ¿qué hiciste hoy? ¿Cuáles son tus próximos pasos? ¿Estás bloqueado en algún trabajo? Son algunas de las preguntas que le permitirán conocer su progreso en general.

  Un hombre realiza su trabajo desde un café.

4. Priorice lo urgente. Este tipo de comunicación virtual también puede llevar a algunas personas a experimentar cierto agotamiento.  Nadie puede estar “siempre activo” y puede que los horarios sean diferentes a los acostumbrados en la oficina, por eso es importante avisar cuando alguien se vaya a ausentar. Si algo es realmente urgente, se puede llamar o enviar un mensaje y resolver así cualquier emergencia. Es vital que las reglas sean claras y consensuadas, y no generen descontentos en el equipo.

5. Haga algunas pausas. Aunque parezca contrario a la intuición, debe planificar algunos encuentros virtuales con su equipo fuera del ámbito laboral.

 Para ello, puede programar pausas para el café o para ponerse al día entre todos y compartir experiencias que hayan sido vividas más allá del trabajo. Estos pequeños momentos permiten aprender mucho más sobre el otro y construir camaradería en el equipo, contribuyendo a ver a los demás como personas completas en lugar de únicamente como compañeros de trabajo.

Traducción Isabel Mercado.