Opinión

Reuniones, Némesis de la Productividad

domingo, 05 de mayo de 2019 · 00:00

Mauricio Dulon

Reuniones, reuniones, y más reuniones son el pan de cada día de toda empresa u organización.  Definitivamente es una actividad que a nadie gusta, pero que nos hacen parecer es muy necesaria. Sin embargo, las reuniones son la principal némesis de la productividad y la creatividad en una empresa, es por ello que debemos cuidar de organizar reuniones de manera incorrecta y sin necesidad.

A continuación, algunas estadísticas que harían bien muchos ejecutivos y ejecutivas tomar en cuenta sobre las reuniones.  

Un 84% del tiempo las reuniones toman un 30% más tiempo de lo previsto; esto tiene un efecto dominó negativo en las actividades diarias de las personas, pues les da menos tiempo para ejecutar sus tareas y responsabilidades, o en el peor de los casos, no les permite ejecutar algunas que sí debieron realizar.

Un 85% de las personas consideran que tienen muchas reuniones; esto no es algo nuevo, ni es noticia, lo que si es noticia es que conociendo que la gente detesta las reuniones, seguimos llamando a las mismas a diestra y siniestra. En un 34% de las reuniones se abordan temas que no están relacionados con la reunión; esto deriva en tratar tópicos para los cuales los asistentes por lo general no se encuentran preparados o preparadas, y por consiguiente en una pérdida de tiempo y productividad.  

Una de las estadísticas más sorprendentes y por  no decir molesta, es que un 90% de los ejecutivos y las ejecutivas llegan tarde a las reuniones; esto trae como obvia consecuencia una pérdida de tiempo de los y las asistentes a la reunión, además de una pérdida de credibilidad de los ejecutivos. 

Es importante tomemos en cuenta algunos consejos para disminuir la cantidad de reuniones, e incrementar la productividad en las mismas.  

Cualquier reunión no debería tomar más de 30 minutos. La capacidad de atención de la mayoría de los seres humanos, disminuye en un 70% luego de los primeros 30 minutos de una reunión.  Más de cuatro personas en una reunión, por lo general resulta en personas que no están participando. Llama a participar en una reunión a personas que tienes la certeza pueden aportar.

Es crucial al momento de llamar a una reunión enviar la agenda y adherirse a la misma de manera estricta.  No hacerlo, por lo general deriva en el tratamiento de temas que no estaban en carpeta y para los cuales los asistentes no se encuentran preparados.

Al final de cada reunión es importante enumerar verbalmente de manera resumida los resultados y compromisos de la reunión, y por qué no, enviar las notas a todos y todas de manera inmediata en un correo electrónico. 

Si tenemos la suerte de contar con tecnología, y hoy en día casi todos tenemos esa suerte, utilicémosla para evitar reuniones en persona. Herramientas como Zoom, Webex, Google Hangouts, o llamadas por WhatsApp tripartitas nos permiten tratar temas de manera más eficaz. 

La tecnología, o falta de, en las salas de reuniones por lo general retrasa las reuniones.  Es muy barato equipar tu sala de reuniones con enchufes en la mesa, adaptadores de todo tipo (USB, USB-C, HDMI, VGA), teléfonos con altoparlantes, y cables conectores ya sea al televisor o proyectora.  

Finalmente, toma en cuenta que somos todos mucho más efectivos y efectivas cuando nos concentramos en una tarea, y eso no se puede lograr si estamos constantemente asistiendo a reuniones.  Mantengamos un sano equilibrio y al momento que sientas la tentación de llamar a una reunión, recuerda que afectas no sólo tu tiempo, sino el tiempo de otras personas.
 

 

Confidencial

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